Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Marketing-Website convoyplan.de (sowie convoyplan.info und convoyplan.online) und für die unter web.convoyplan.de betriebene Anwendung ConvoyPlan. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten sie ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG).

1. Verantwortlicher

Christoph Zeitler
RettTechSolutions
Karl-Mangold-Straße 13
82380 Peißenberg
Deutschland
E-Mail: info@convoyplan.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@convoyplan.de. Registrierte Nutzer der Anwendung können Auskunft (Datenexport) und Löschung ihrer Daten zusätzlich direkt in der Administrationsoberfläche der Anwendung anstoßen. Was bei einem Löschantrag in den einzelnen Fällen gelöscht wird und was aus gesetzlichen Gründen bleibt, beschreibt die Seite Daten löschen lassen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

3. Hosting und Server-Logfiles

3.1 Marketing-Website (convoyplan.de)

Die Website wird über die Plattform Cloudflare Workers der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert. Innerhalb der EU ist die Cloudflare Germany GmbH, c/o Design Offices München Atlas, Rosenheimer Straße 143C, 81671 München, Deutschland, niedergelassen. Cloudflare übernimmt dabei zugleich die Rolle eines Content Delivery Network und den Schutz vor Überlastungs- und Missbrauchsangriffen: Ihre Anfrage wird über einen Ihnen möglichst nahe gelegenen Serverstandort beantwortet.

Cloudflare verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Beim Zugriff werden Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemkennung). Da Cloudflare, Inc. ihren Sitz in den USA hat und Anfragen über ein weltweites Netz beantwortet werden, kann es dabei zu einer Übermittlung in Drittländer kommen. Diese stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln, die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Cloudflare sind. Näheres in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

3.2 Anwendung (web.convoyplan.de)

Die Anwendung wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben (Serverstandort Deutschland/EU). Auch hier fallen die unter 3.1 genannten Server-Logfiles an.

Auch die Anwendung ist über Cloudflare erreichbar; die unter 3.1 beschriebene Verarbeitung durch Cloudflare und die dortigen Ausführungen zur Drittlandübermittlung gelten deshalb ebenso für Zugriffe auf web.convoyplan.de.

Die Verarbeitung der Logfiles erfolgt zum Zweck des sicheren und stabilen Betriebs, zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden in der Regel nach spätestens 7 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

3.3 Transportverschlüsselung

Website und Anwendung werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) ausgeliefert. Die Zertifikate werden über Let's Encrypt bezogen.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die Marketing-Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

Sie speichert lediglich Ihre Auswahl zwischen heller und dunkler Darstellung unter dem Schlüssel theme im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, damit sie beim nächsten Besuch erhalten bleibt. Dieser Eintrag enthält keinen Personenbezug, wird nicht an uns oder an Dritte übertragen und dient ausschließlich der von Ihnen selbst gewählten Darstellung. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können den Eintrag jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Die Anwendung verwendet keine Tracking-Cookies. Für die Anmeldung wird nach dem Login ein Sitzungs-Token im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers abgelegt. Dieser Token ist technisch notwendig, um Sie während der Sitzung angemeldet zu halten; er wird nicht zu Analysezwecken eingesetzt und beim Abmelden gelöscht. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Marketing-Website

5.1 Schriftarten (lokal gehostet)

Diese Website verwendet die Schriftart „Inter". Die Schriftdateien werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert; es findet dabei keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt und es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.

5.2 Kontakt-, Demo-, Bestell- und Beta-Formular

Wenn Sie das Kontakt-/Demo-Formular nutzen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Nachricht) zur Übermittlung der Anfrage über den Dienst Web3Forms verarbeitet und uns per E-Mail zugestellt. Für das Bestellformular unter /bestellen/ gilt dasselbe; dort kommen die gewählten Leistungen, Telefonnummer, Rechnungsanschrift (Straße, PLZ, Ort, Zusatz), Leitweg-ID, Ihr Bestellzeichen und der gewünschte Beginn hinzu. Die Zusammenstellung und das Angebot zum Ausdrucken entstehen allein in Ihrem Browser und werden erst mit dem Absenden der Bestellung übermittelt. Für die Anmeldung zur Beta der Begleit-App unter /beta/ gilt dasselbe; dort kommen Rolle, Plattform, Gerät, die Angabe zur eigenen ConvoyPlan-Instanz und, falls abweichend, die E-Mail-Adresse der Apple-ID bzw. des Google-Kontos hinzu. Um Sie zum Test einzuladen, tragen wir diese E-Mail-Adresse bei Apple (TestFlight, Apple Distribution International Ltd., Irland) bzw. bei Google (Google Play, Google Ireland Ltd.) in die Testliste ein; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung im Formular (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch eine Nachricht an uns widerrufen können — wir entfernen den Eintrag dann aus der Testliste. Betreiber von Web3Forms ist Web3Creative mit Sitz in Kerala, Indien; die Verarbeitung der Formulardaten erfolgt auf Servern in den USA. Web3Forms wird dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig (Art. 28 DSGVO).

Bei einem Förderbeitrag können Sie zusätzlich angeben, ob und wie Sie auf unserer Unterstützerseite genannt werden möchten (Anzeigename, bei den Stufen Förderer und Partner ein Link, bei Partner ein Logo). Veröffentlicht wird nur, was Sie dort angeben, und erst nach Zahlungseingang. Rechtsgrundlage ist der mit Ihnen geschlossene Vertrag, zu dem die Nennung gehört (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können die Nennung jederzeit formlos per E-Mail zurückziehen; wir entfernen sie dann umgehend, der Förderbeitrag bleibt davon unberührt.

Für Indien besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die Übermittlung stützt sich deshalb auf die EU-Standardvertragsklauseln, die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung des Anbieters sind. Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung bzw. Erfüllung eines (vor-)vertraglichen Verhältnisses sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Wenn Sie diese Übermittlung vermeiden möchten, erreichen Sie uns jederzeit unmittelbar per E-Mail an info@convoyplan.de.

5.3 Spam-Schutz des Formulars (hCaptcha)

Zum Schutz des Formulars vor automatisierten Eingaben und Spam setzen wir den Dienst hCaptcha der Intuition Machines, Inc., 350 Alabama St, San Francisco, CA 94110, USA, ein.

hCaptcha wird nicht beim Aufruf der Seite geladen. Das Kontaktformular ist Teil der Startseite; die Verbindung zu hCaptcha wird – dort wie im Bestellformular – erst in dem Moment aufgebaut, in dem Sie das Formular tatsächlich benutzen, also beim ersten Klick oder Tastaturfokus in eines der Felder. Wenn Sie die Seite nur lesen, findet keine Übermittlung an hCaptcha statt.

Ab diesem Zeitpunkt lädt Ihr Browser Inhalte von hCaptcha; dabei werden Ihre IP-Adresse sowie Geräte- und Nutzungsdaten (z. B. Mausbewegungen und Verweildauer) an hCaptcha übermittelt und verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch und Spam bei der von Ihnen angestoßenen Formularübermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von hCaptcha.

5.4 WhatsApp-Kanal

Wir betreiben den öffentlichen WhatsApp-Kanal „ConvoyPlan – News & Updates“, in dem wir über neue Versionen und Funktionen informieren. Anbieter von WhatsApp ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Auf dieser Website ist WhatsApp nicht eingebunden. Auf den Kanal verweisen ein gewöhnlicher Link und ein QR-Code. Der QR-Code ist eine Grafik, die zusammen mit der Seite von unserem Server ausgeliefert wird; es werden dafür keine Inhalte, Skripte oder Schaltflächen von WhatsApp oder Meta geladen. Beim Aufruf unserer Seiten werden deshalb keine Daten an WhatsApp übermittelt. Das geschieht erst, wenn Sie dem Link folgen oder den QR-Code scannen und damit die Website oder die App von WhatsApp öffnen.

Wenn Sie den Kanal ansehen, ihm folgen oder auf Beiträge reagieren, verarbeitet WhatsApp Daten über Sie, unter anderem welchen Kanälen Sie folgen, Ihre Reaktionen, Ihre Sprachwahl sowie Nutzungs- und Protokolldaten. WhatsApp gibt diese Daten an andere Meta-Unternehmen weiter und übermittelt sie dabei auch an die WhatsApp LLC und die Meta Platforms, Inc. in den USA. Dafür stützt sich WhatsApp auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem beide Unternehmen zertifiziert sind. Einzelheiten stehen in der Datenschutzrichtlinie für WhatsApp-Kanäle und der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Wenn Sie dem Kanal folgen, zeigt WhatsApp Ihre Telefonnummer nach eigenen Angaben weder uns als Betreiber noch anderen Abonnenten an. Reagieren Sie auf einen Beitrag, bleibt Ihre Nummer uns gegenüber verborgen, solange sie bei uns nicht als Kontakt gespeichert ist. Von WhatsApp sehen wir die Zahl der Abonnenten und die Reaktionen auf unsere Beiträge. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um einzuschätzen, welche Neuigkeiten auf Interesse stoßen, und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Rechtsgrundlage für den Betrieb des Kanals ist unser berechtigtes Interesse, Anwender und Interessierte über ConvoyPlan zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ob Sie dem Kanal folgen, entscheiden Sie selbst; Sie können ihn jederzeit in der App wieder abbestellen. Auf die Verarbeitung durch WhatsApp haben wir keinen Einfluss. Ihre Rechte nach Ziffer 2 machen Sie deshalb am wirksamsten unmittelbar gegenüber WhatsApp geltend. Sie können sich aber auch an uns wenden; wir leiten Ihr Anliegen dann weiter.

6. Anwendung (web.convoyplan.de)

Die Anwendung richtet sich an Einsatz- und Hilfsorganisationen. Personenbezogene Daten verarbeiten wir hier im Rahmen der Bereitstellung der Software für die jeweilige Organisation.

6.1 Benutzerkonten und Authentifizierung

Für die Nutzung der Anwendung legen die Organisationen Benutzerkonten an. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash) sowie – sofern aktiviert – die Daten der Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA). Diese Daten sind zur Bereitstellung des Zugangs und zur Absicherung der Konten erforderlich. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6.2 Planungs- und Einsatzdaten

Im Rahmen der Marschverbandsplanung werden u. a. Fahrzeug-, Routen- und Zeitplanungsdaten verarbeitet. Soweit dabei personenbezogene Daten (z. B. Namen von Ansprechpartnern oder Einsatzkräften) eingegeben werden, geschieht dies in Verantwortung der jeweiligen Organisation.

6.3 Live-Tracking von Standortdaten

Sofern eine Organisation die Tracking-Funktion nutzt, werden Standortdaten (GPS-Positionen) der teilnehmenden Fahrzeuge bzw. Geräte während eines Einsatzes verarbeitet, um den Live-Status auf der Karte darzustellen. Die Standortübermittlung erfolgt nur, solange die Funktion aktiv genutzt wird. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber der Organisation bzw. deren berechtigtes Interesse an der Einsatzkoordination (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

6.4 Karten- und Adressdienste

Zur Darstellung der Karten lädt Ihr Browser Kartenkacheln vom Tile-Server der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) von tile.openstreetmap.org. Für die Adress- und Ortssuche werden Suchanfragen an den Geocoding-Dienst Photon der Komoot GmbH (Deutschland) unter photon.komoot.io übermittelt. Dabei werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse und – bei der Suche – der eingegebene Suchbegriff an den jeweiligen Dienst übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Karten- und Suchdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor.

Die Routenberechnung (Routing) erfolgt über eine von uns selbst betriebene GraphHopper-Instanz auf unserem Server; hierbei werden keine Routendaten an Dritte übermittelt.

7. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist (z. B. an die unter Ziffer 3, 5 und 6 genannten Hosting- und Dienstanbieter), eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Mit Auftragsverarbeitern (insbesondere den Hosting-Anbietern) bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

8. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kontodaten werden bis zur Löschung des Kontos gespeichert. Server-Logfiles werden gemäß Ziffer 3.2 kurzfristig gelöscht. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Kommt es zu einem Vertrag (Wartung, Support oder Hosting), verarbeiten wir die dafür nötigen Angaben — Organisation, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift und Vertragsinhalt — zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO acht Jahre auf, geschäftliche Korrespondenz einschließlich angebotsbezogener Anfragen sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

9. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen (u. a. Transportverschlüsselung über TLS, Passwort-Hashing, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Zugriffsbeschränkungen).

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.